Продолжая свою предыдущую статью, хотел бы остановиться на основах планирования с помощью Microsoft Project.
Для начала разберемся, что это за программа и для чего она нужна:
Итак, Microsoft Project (или MSP). Что же это такое? Дадим слово Википедии. «Это программа управления проектами, разработанная и продаваемая корпорацией Microsoft. MSP создан, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ. Microsoft Project создаёт расписания критического пути. Расписания могут быть составлены с учётом используемых ресурсов. Цепочка визуализируется в диаграмме Ганта».
И хотя, в случае планирования своего ремонта, Вы, собственно, и являетесь этим самым менеджером проекта, такое объяснение может показаться непонятным. Попробую объяснить, проще.
Представьте, что на время совершения ремонта, Вы вынуждены выехать из своей квартиры и жить в съемной квартире. Или жить с родителями/другой семьей. Очевидно, что достаточно важно закончить ремонт быстро, дабы не платить лишнюю арендную плату или не терпеть возможные неудобства от проживания двух семей на одной жилплощади. (Наверняка, каждый слышал к чему может привести взаимодействие двух хозяек на одной кухне J) Но, даже если выезжать не пришлось, то и жить в эпицентре ремонтных работ так же достаточно хлопотно и неудобно. Вы пытаетесь поторапливать мастеров, выполняющих работы, нервничаете, что материалы поставляются хаотично (как правило, с задержками), Вам не хватает финансовых ресурсов (о чем я писал в предыдущей статье), да и - вообще - все усилия, затраченные на ремонт, не скоординированы. Как результат, вопреки всем стараниям, сроки растягиваются, бюджет перерасходуется. И много вещей в спешке сделаны некачественно.
В конце концов, Вы понимаете, что если бы заранее все спланировали: учли время, необходимое на ремонтные работы, рассчитали сроки подвоза материалов и даты оплаты, скоординировали это с рабочими - то всех описанных выше негативов можно было бы избежать. Но возможно ли удержать в памяти все необходимые позиции материалов, работы, их последовательность, да еще и рассчитать в уме календарный график?
Microsoft Project позволяет заранее спланировать Ваш проект - рассчитать календарный график работ. (Который изначально следует согласовать с рабочими, чтобы не вышло, что Вы спланировали время, а реально выполнить работу за это время просто невозможно физически). Программа также позволяет согласовать последовательность выполняемых работ (чтобы не хвататься одновременно за все, и в итоге забывать важные детали), предусмотреть сроки закупок и время необходимое на доставку нужных материалов (представьте: Вы заказали эксклюзивную плитку из Италии, необходимое время для доставки которой - 4 месяца, и если она приедет слишком рано, то Вам ее будет негде складировать, а если слишком поздно, то задержится весь ход работ). MSP (в итоге) позволяет формировать разнообразные отчеты, и отслеживать текущее состояние и его соответствие с планом. То есть, позволяет качественно управлять Вашим проектом (ремонтом).
В предыдущей статье, я говорил, что необходимо создать сметную таблицу. Ниже приведен пример такой таблицы:
Кроме основного своего предназначения, она может помочь нам при формировании плана в Microsoft Project.
Работа с Microsoft Project.
Этап первый. Для начала определяемся с основными целями, а на их основе формируем детальный состав работ в программе MSP. (Для удобства можно использовать ориентировочный шаблон, он описан в предыдущей статье).
Далее, опираясь на данные своей сметной таблицы, корректируем и расширяем план работ. Тут важно обратить особое внимание на детальность вашего плана, поскольку, чем больше план детализирован, тем меньше в будущем будет возникать недоразумений и несоответствий.
Так же на этом этапе нужно указать длительность выполняемых работ и их последовательность. (Задачи могут решаться как параллельно, так и в строгой последовательности). Планировать сроки работ можно, как начиная с некоторой точки, так и к определенной дате. А также: на этом этапе Вы сможете спланировать даты заказов необходимых материалов исходя из дат, когда они будут необходимы. (Например, зная, когда Вам понадобится Ваша «эксклюзивная плитка из Италии», вы можете спланировать, а в последствии и отследить сроки ее заказа). Довольно удобной функцией при планировании, в отличие от простой таблицы в Excel, является возможность наочного изображения связей задач.
Project предлагает 4 типа связи задач: Окончание-Начало, Начало-Начало, Окончание-Окончание и Начало-Окончание. То есть: Вы можете планировать сроки завершения/начала работ и заказов в зависимости от необходимого результата. Например, одно из действий не может начаться, пока не закончиться другое, но при этом оно может выполняться параллельно с третьим. (Окончательный подсчет сметы, невозможен, пока не найден подрядчик и несогласованны работы и их стоимость, а согласовывание работ невозможно без полноценного завершения разработки проекта, но при этом подсчет материалов - по уже законченным частям проекта - возможен. Выплата же аванса подрядчику возможна лишь после завершения всех вышеописанных задач. После чего можно приступить к непосредственному выполнению ремонтных работ).
Или другой пример, Вам необходимо к какому-то конкретному числу закончить выполняемые работы (или выполнить их во время отпуска), таким образом, Вы можете планировать от конечной даты, а Project сам рассчитает и предложит Вам оптимальный календарный график.
Следующий этап это распределение ресурсов, необходимых для выполнения работ. В нашем случае это будут: трудовые ресурсы – персонал/рабочие и необходимые инструменты/оборудование и расходуемые материалы (в.т.ч. отделочные материалы, сантехника, мебель, бытовая техника, прочее). Для каждого ресурса указывается стоимость: для трудовых это ставка оплаты за единицу времени, а для материалов – цена единицы товара. На основе этих ставок и объема использования ресурсов Microsoft Project автоматически рассчитывает стоимость каждой работы и проекта в целом.
Для распределения ресурсов воспользуйтесь Вашей сметной таблицей, указав в MSP тип ресурса и его стоимость.
Завершающий этап это планирование и оптимизация календарного графика с распределением необходимых ресурсов по выполняемым работам. Тут Вы сможете еще раз проанализировать сроки и последовательность работ, подкорректировать их. После этого можно зафиксировать исходные значения в виде базового плана. Текущий план может меняться в ходе проекта из-за опережений и срывов сроков, замены исполнителей. А базовый план всегда позволит увидеть исходную картину и получить отчет по отклонениям.
План работ — только исходная часть! В процессе реализации необходимо отслеживание фактических сроков выполнения работ, расходования ресурсов и постоянная проверка, или актуализация, графика.
Для того чтобы иметь больше возможностей на сайте пожалуйста зарегистрируйтесь.
] 
Folding Diamond